Import rozpočtu z poptávky

Členění:  Jak co v OCEP udělat > Jak sestavit rozpočet >

Import rozpočtu z poptávky

Předchozí stránkaNávrat na přehled kapitolDalší stránka

Program umožňuje do rozpočtu OCEP načíst cenovou poptávku ze souboru XLS/XLSX, běžným způsobem ji nacenit a výsledky uložit zpět do souboru s poptávkou na požadované místo.

Před vlastním zpracováním je nutné provést analýzu souboru s poptávkou. Na základě toho si udělat představu, jak nastavit parametry v okně poptávky. V zásadě jsou dvě možnosti, jak mohou být položky v poptávce uloženy.

ZADÁNÍ:

1. Agregované položky (práce + materiál) na jedné řádce, které mohou mít sloupec cena za montáž a cena za materiál, nebo jen agregovanou cenu (práce + materiál).

2. Samostatné položky (práce/materiál/dodávka/HZS...) na jednotlivých řádcích, které mohou být v pořadí montáže na jedné řádce a na dalších její navázané materiály, nebo skupina montážních položek a skupina materiálů.

3.Variantou možnosti 2 je rozšíření o využití vazeb mezi položkami prací a materiálů v ceníku OCEP jejich spárováním v okně poptávky.

ŘEŠENÍ (zjednodušeně):

1. V okně poptávky označíme položky, které máme ocenit, jako práci včetně vazeb. Při importu do rozpočtu se program podle zaškrtnutí "Pokusit se spárovat s položkami ceníku" pokusí dohledat montážní položky podle jejich čísla a převzít je do rozpočtu včetně jejich navázaných položek. Pokud položku nedohledá, vytvoří v rozpočtu položku z poptávky a její navázanou materiálovou položku, které v rozpočtu individuálně naceníme.

2. V okně poptávky označíme položky, které máme ocenit, jako samostatné položky bez vazeb - Práce BV, Materiál BV, Dodávka BV. Při importu do rozpočtu se program podle zaškrtnutí "Pokusit se spárovat s položkami ceníku" pokusí dohledat montážní položky podle jejich čísla a převzít je do rozpočtu (bez vazeb z ceníku OCEP). Ostatní položky mimo práce se rovnou naimportují do rozpočtu, kde provedeme jejich individuální nacenění.

3. Pokud chceme využít vazby z ceníku pro nacenění navázaných položek, můžeme v okně poptávky udělat vazby mezi položkami (práce/materiál/dodávka) a takto vytvořené vazby budou sloužit k nacenění navázaných položek vazbami z ceníku při jejích dohledání podle čísla, nebo ručním nahrazením včetně navázaných položek. Situace je složitější v případě, pokud nejsou vazby 1:1 nebo v jiném poměru v poptávce a v jiném v ceníku OCEP. Ale i tato situace je řešena dialogem s výběrem položek.

Na základě tohoto zpracování dojde k importu položek do rozpočtu buď dohledaných položek v ceníku, nebo při nedohledání položek naimportuje položky z XLS/XLSX, kde provedeme ocenění montáže a dohledání materiálů z ceníků dodavatelů. Po ocenění celého rozpočtu provedeme jeho export zpět do souboru s poptávkou.

Proces zpracování poptávky začneme buď přímo v otevřeném rozpočtu z menu "Nástroje" volbou "Import poptávky" nebo rovnou při zakládání nového rozpočtu (doporučujeme). Z kontextového menu po stisku pravého tlačítka myši na tabulce v modulu Rozpočty hlavního okna programu založíme nový rozpočet vytvořený za účelem nacenění XLS/XLSX poptávky volbou "Import z poptávky". Následně se otevře nový rozpočet s oknem Možnosti, kde vyplníme základní informace jako číslo a název rozpočtu... Po uzavření okna Možnosti se zobrazí dialog pro výběr souboru s poptávkou. Po jeho výběru se otevře okno importu do rozpočtu.

Program se pokusí analyzovat soubor s poptávkou a s pomocí uživatele určit co a jakým způsobem importovat pro vlastní nacenění a jak zpětně exportovat. Položky z poptávky se může pokusit dohledat v ceníku OCEP pro jednodušší nacenění nebo je naimportuje do rozpočtu OCEP a tam je můžeme nacenit individuálně. Dohledatelné jsou většinou jen montážní položky, které mají standardně používaná čísla. K nacenění práce včetně materiálu, ať už do jedné ceny, nebo spojených položek práce a materiálu nejlépe v následujících položkách v řádcích za sebou lze využít vazby mezi položkami v programu OCEP.

Pokud se položka s uvedeným číslem v ceníku nenajde, je do rozpočtu naimportována z poptávky. Pokud ji v rozpočtu individuálně naceníme, můžeme ji z rozpočtu uložit do ceníku v hlavním okně stiskem tlačítka "Aktualizace ceníku >>" na záložce Detail této položky (doporučujeme vyrobit si za tímto účelem uživatelský montážní ceník např. "Montáže z poptávky"). Tam lze ukládat nové položky, které lze jednoduše využít pro nacenění dalších poptávek, ve kterých se tyto položky mohou objevovat. Nejjednodušší je takových položek vyplnit pevnou cenou.

V požadovaném XLS/XLSX souboru může být vždy jiné umístění sloupců a řádek s položkami. Program se vždy pokusí podle názvu sloupců v XLS souboru o jejich rozpoznání, ale nemusí se mu to z různých důvodů podařit, takže vždy doporučujeme uživatelskou kontrolu spárování sloupců před spuštěním vlastního importu stiskem tlačítka "Importovat".

Zde je ukázka několika možností, jak mohou vypadat Excelovské soubory, které se mají vyplnit cenami. V rozklíčování pod obrázky jsou popsány jednotlivé sloupce v ukázkových XLS, kde je na konci každé řádky uvedeno, jak by měl být daný sloupec pro import spárován - např. [Číslo]

1.

Poptavka_v_XLS

Rozklíčování sloupců v XLS souboru:

C - pořadové číslo položky v rozpočtu (nebude se při importu do rozpočtu využívat), spárování = [IGNOROVAT]

D - typ položky (určení, zda se jedná o práci, materiál... K = práce, M = materiál, PP = popis položky...), spárování = [IGNOROVAT]

E - katalogové číslo položky, podle kterého lze dohledat položku v interním ceníku a automaticky nacenit podle nastavených pravidel (pokud tam položka s tímto číslem existuje), spárování = [Číslo]

F, G, H, I - název položky (sloučené buňky), spárování = [Název]

J - měrná jednotka, spárování = [Jednotka]

K - množství, spárování = [Množství]

L, M - jednotková cena   [Cena/j.] nebo [Cena/j. práce] (protože Typ položky je označen "K" - toto lze hromadně specifikovat v "Pravidlech", po aplikaci pravidel dojde k hromadnému označení těchto položek)

N, O, P, Q - celková cena za položku (není třeba sloupec "párovat", protože buňka obvykle obsahuje vzorce pro její automatický výpočet , spárování = [IGNOROVAT], pokud neobsahuje vzorce, může program vyplnit celkovou cenu spárováním sloupce [Celkem], [Celkem práce] nebo [Celkem materiál] podle typu položky)

Pokud je u položky jeden sloupec s cenou, může se vyplňovat [Celkem práce] = celková cena za montáž, nebo [Celkem materiál] = celková cena za materiál, nebo [Celkem] = celková cena položky za její montáž i materiál)

2.

Poptavka_v_XLS_2

Rozklíčování sloupců v XLS souboru:

C - pořadové číslo položky v rozpočtu (nebude se při importu do rozpočtu využívat), spárování = [IGNOROVAT]

D - typ položky (určení, zda se jedná o práci, materiál... K = práce, M = materiál, PP = popis položky...), spárování = [IGNOROVAT]

E - katalogové číslo položky, podle kterého lze dohledat položku v interním ceníku a automaticky nacenit podle nastavených pravidel (pokud tam položka s tímto číslem existuje), spárování = [Číslo]

F - název položky, spárování = [Název]

G - měrná jednotka, spárování = [Jednotka]

H - množství, spárování = [Množství]

I - jednotková cena   [Cena/j.] nebo [Cena/j. práce] (protože Typ položky je označen "K" - toto lze hromadně specifikovat v "Pravidlech")

J - celková cena za položku (není třeba sloupec "párovat", protože buňka obvykle obsahuje vzorce pro její automatický výpočet, spárování = [IGNOROVAT], pokud neobsahuje vzorce, může program vyplnit celkovou cenu spárováním sloupce [Celkem], [Celkem práce] nebo [Celkem materiál] podle typu položky)

Pokud je u položky jeden sloupec s cenou, může se vyplňovat [Celkem práce] = celková cena za montáž, nebo [Celkem materiál] = celková cena za materiál, nebo [Celkem] = celková cena položky za její montáž i materiál)

3.

Poptavka_v_XLS_3

Rozklíčování sloupců v XLS souboru:

E - pořadové číslo položky v rozpočtu (nebude se při importu do rozpočtu využívat), spárování = [IGNOROVAT]

F - "jakýsi" kód položky (položku podle něj nelze dohledat... nebude se při importu do rozpočtu využívat), spárování = [IGNOROVAT]

G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q - název položky (skryté sloupce, které podle zobrazených textů mohou obsahovat názvy skupin nebo položek), spárování = [Skupina a Název položky]

S - měrná jednotka, spárování = [Jednotka]

T - množství, spárování = [Množství]

W - jednotková cena, spárování = [Cena/j.]

AA - celková cena za položku (není třeba sloupec "párovat", protože buňka obvykle obsahuje vzorce pro její automatický výpočet, spárování = [IGNOROVAT], pokud neobsahuje vzorce, může program vyplnit celkovou cenu spárováním sloupce [Celkem], [Celkem práce] nebo [Celkem materiál] podle typu položky)

Pokud je u položky jeden sloupec s cenou, může se vyplňovat [Celkem práce] = celková cena za montáž, nebo [Celkem materiál] = celková cena za materiál, nebo [Celkem] = celková cena položky za její montáž i materiál)

4.

Poptavka_v_XLS_4

Rozklíčování sloupců v XLS souboru:

A - název položky a název skupiny, spárování = [Skupina a Název položky]

B - měrná jednotka, spárování = [Jednotka]

C - množství, spárování = [Množství]

D - jednotková cena materiálu, spárování = [Cena/j. materiál]

E - celkem za materiál není třeba sloupec "párovat", protože buňka obvykle obsahuje vzorce pro její automatický výpočet, spárování = [IGNOROVAT], pokud neobsahuje vzorce, může program vyplnit celkovou cenu položky materiálu spárováním sloupce [Celkem materiál]

F - jednotková cena za montáž, spárování = [Cena/j. práce]

G - celkem za montáž položky není třeba sloupec "párovat", protože buňka obvykle obsahuje vzorce pro její automatický výpočet, spárování = [IGNOROVAT], pokud neobsahuje vzorce, může program vyplnit celkovou cenu položky práce spárováním sloupce [Celkem práce]

H - jednotková cena za montáž a materiál není třeba sloupec "párovat", protože buňka obvykle obsahuje vzorce pro její automatický výpočet, spárování = [IGNOROVAT], pokud neobsahuje vzorce, může program vyplnit jednotkovou cenu položky práce včetně materiálu spárováním sloupce [Cena/j.]

I - celková cena za montáž a materiál není třeba sloupec "párovat", protože buňka obvykle obsahuje vzorce pro její automatický výpočet, spárování = [IGNOROVAT], pokud neobsahuje vzorce, může program vyplnit celkovou cenu položky práce včetně materiálu spárováním sloupce [Celkem]

 

Při párování sloupců převádí program abecední označení sloupců v XLS na číselné označení s názvem uvedeným v tomto sloupci v XLS souboru.

Pokud chceme do rozpočtu v programu OCEP importovat i členění rozpočtu z XLS pro větší přehlednost a název skupiny je v XLS ve stejném sloupci jako název položky, je vhodné sloupec napárovat jako "Skupina a Název položky".

Okno_Import_Poptavky

Oknu importu lze uživatelsky měnit velikost podle velikosti použitého monitoru. Toto nastavení včetně umístění okna si program pamatuje.

V horní části okna je několik zaškrtávacích rámečků, které nastavují chování importu.

Pokusit se spárovat s položkami ceníku - import se pokusí dohledat montážní položky z poptávky v databázi ceníků OCEP na základě čísla položky

Převzít členění z ceníku - u položek, které dohledá v databázi OCEP vytvoří v rozpočtu stejné členění

Rozpustit přirážky do položek - pokud se při dohledání položky převezme do rozpočtu i nastavení ceníku včetně přirážek, bude automaticky nastaveno rozpuštění těchto přirážek do cen položek

Pod zaškrtávacími volbami jsou záložky jednotlivých listů importovaného souboru. Přecházet mezi jednotlivými listy můžeme buď tlačítkem "Další" v pravém dolním rohu okna, nebo ťuknutím levého tlačítka myši na příslušné záložce. Výchozí nastavení všech záložek je NEIPMORTOVAT. To je signalizováno v názvu záložky (listu XLS/XLSX souboru) červeným křížkem. Pokud se postavíme na záložku (list), který chceme importovat, řekneme to zaškrtnutím volby "Importovat list" v levém horním rohu záložek. Po zaškrtnutí volby se ikona červeného křížku v titulku záložky změní na zelenou fajfku a zobrazí se rámeček s možností definování pravidel pro rychlou specifikaci položek.

Na každé záložce vidíme obsah listu importovaného souboru. Jsou zde sloupce, které se pokusil program podle jejich názvů detekovat, a jednotlivé řádky tabulky.

Pokud je u položek nějaký konkrétní údaj, který určí typ položky, lze toto definovat v pravidlech (např. práce je, když je ve sloupci 2 písmeno "K", práce je, když sloupec 3 začíná "21" a pod.). Následně program hromadně specifikuje tyto položky a na uživateli je doladit ručně případné nesrovnalosti.

V části "Pravidla přiřazení položek" můžeme určit podmínku, při jejíž splnění je řádek považován za konkrétní typ položky. Výchozí nastavení je, že nebude importován žádný řádek/položka. Nastavení toho, co se bude importovat se může provést celé ručně, nebo předpřipravit definováním těchto pravidel. V rámci definice pravidel můžeme určit, že konkrétní typ položky (Práce/Materiál/Dodávka/HZS/Vlastní náklady/Subdodávka/Název skupiny/Poznámka) má v konkrétním sloupci něco specifického. Po zadání čísla sloupce určíme v comboboxu "Pravidlo", podle kterého se bude určovat, zda se jedná o tento typ položky. Do pole "Výraz" zadáme požadovaný řetězec znaků, který se bude v zadaném spoupci hledat. V comboboxu "Pravidlo" můžeme určit podmínku, kdy je nález považován za shodu.

=

podmínka pro absolutní shodu zadaného výrazu s obsahem buňky v daném sloupci

začíná

obsah buňky tabulky začíná zadaným řetězcem znaků

obsahuje

obsahuje kdekoliv v buňce zadaný řetězec znaků

končí

obsah buňky tabulky končí zadaným řetězcem znaků

je prázdný

buňka neobsahuje žádný znak

Pro definici "výrazu" u nastavení pravidel jednotlivých typů položek lze použít i složený výraz více podmínek oddělených čárkou. Pro splnění celého pravidla tak může být splněna alespoň jedna ze zadaných podmínek.

Pravidla lze definovat i opakovaně. To znamená zadat požadavky na pravidla a zmáčknout tlačítko "Aplikovat pravidla". Tím dojde k výběru typů položek podle zadaných pravidel. Následně je možné se stiskem tlačítka "Zpět" ve spodní části okna vrátit do opětovného definování pravidel, přičemž základem pro nový výběr je již dříve označený seznam vybraných položek.

Pravidla lze v určitých případech XLS tabulek hromadně předvyplnit stiskem tlačítka "Předvyplnit typ položky", které po zadání čísla sloupce přednastaví pravidla tak, že v zadaném sloupci vybere práci bez vazeb nebo práci včetně vazeb (podle vybrané ikony ve třetí řádce u definice prací), pokud sloupec obsahuje písmeno "K". Totéž platí pro materiál, pokud sloupec obsahuje písmeno "M", dále název skupiny, pokud sloupec obsahuje písmeno "D" a Poznámku, pokud sloupec obsahuje písmena "PP", nebo "P".

Na níže uvedeném obrázku je na druhém řádku definice pravidel: Považuj za práci bez vazeb řádek v XLS tabulce, když má ve sloupci 2 (převedeno z abecedního značení v Excelu do označení v programu OCEP) písmeno "K".

Na třetím řádku je definice pravidel: Považuj za materiál bez vazeb řádek v XLS tabulce, když má ve sloupci 2 (převedeno z abecedního značení v Excelu do označení v programu OCEP) písmeno "M".

Pravidla_Prirazeni_Polozek_Poptavky

U položek prací, materiálů a dodávek můžeme určit, zda se bude jednat o položku samostatnou, nebo s navázanými položkami (práce s materiály nebo dodávkami, materiál s prácí, dodávka s prácí). Tyto stavy lze přepínat tlačítkem před editační buňkou čísla sloupce. Vybraná volba je ikona se sponkou (s vazbou) nebo bez sponky (bez vazby). Vybraná volba je signalizována "výraznější" ikonou. Pokud je "výraznější" ikona práce bez sponky, definicí a aplikací pravidel se budou položky splňující zadané pravidlo označovat jako práce bez vazeb (práce BV = samostatná montážní položka). Stiskem druhé "méně výrazné" ikony se sponkou v téže řádce se přepne zadání pravidel na definování položek splňujících pravidlo jako práce včetně vazeb. Vazbami je myšleno napojení položky na jinou opačného typu (práce s navázaným materiálem nebo dodávkou). Vazby slouží k jednoduššímu určení ceny, která se skládá z ceny za montáž a ceny montovaného materiálu nebo dodávky. Vlastní napojení může být realizováno vazbami z ceníku OCEP, ale napojení položek se musí určit již při analýze a zpracování souboru s poptávkou.

Při vyplnění pravidel se tato pravidla automaticky kopírují do dalších listů, kterým se zaškrtne "Importovat list".

Aplikace zadaných pravidel na vybraný list se provede stiskem tlačítka "Aplikovat pravidla". Tím se v tabulce nastaví všechny řádky splňující zadaná pravidla. U ostatních zůstane nastaveno že se nemají importovat. Dále se zpřístupní všechna tlačítka výběru typu položek v levé části rámečku "Pravidla přiřazení položek" (Název skupiny, Práce s vazbami, Práce bez vazeb, Materiál s vazbami, Materiál bez vazeb, Dodávka s vazbami, Dodávka bez vazeb , HZS, Vlastní náklady a Subdodávky). Ta lze použít k definici položek z tabulky stejně jako kontextové menu levého tlačítka myši na tabulce.

Pravidla_Prirazeni_Polozek_Poptavky_2

Pokud nejsou na listu žádné "podklady" pro definici pravidel, musí se provést celá definice položek uživatelsky. Abychom přešli do režimu ruční definice položek, stiskneme tlačítko "Bez pravidel".

Pokud jsou u montážních položek v poptávce použita standardní ceníková čísla, ale s odlišným zápisem jako např. "210 01-0002.R00", je možné tento zápis rozklíčovat pomocí masky.

Maska_Cisla_V_Poptavce

Do editační buňky "Maska čísla", které je v nastavení pravidel u prací, nastavíme, jak má vypadat výsledné číslo. Můžeme použít tyto znaky:

 

9

- zachová znak na dané pozici

 

X

- odstraní znak

 

Y

- odstraní všechny následující znaky

Přesun kurzorem myši nad tlačítko s otazníkem zobrazí znaky s popisem pro práci s maskou.

Pokud stojíme v tabulce na řádce, která bude importována jako práce a je zadána šablona masky, je pod editační buňkou zobrazena transformace aktuálního čísla položky. Při importu bude program hledat v ceníku položky s číslem upraveným podle zadání v masce.

Po aplikaci pravidel je vhodné uživatelsky zkontrolovat správné určení položek v řádcích tabulky/listu.

Pokud nám nedovolí rozlišení monitoru vidět rozumný rozsah položek v tabulce okna poptávky, můžeme skrýt část tohoto okna. Panel "Pravidla přiřazení položek" můžeme skrýt zrušením zaškrtnutí volby "Zobrazit pravidla přiřazení položek" v horní části záložky.

Uživatelsky můžeme specifikovat jednotlivé položky, nebo více označených položek najednou. Po označení více položek shodného typu stiskneme na tabulce pravé tlačítko myši a z kontextového menu vybereme požadovaný typ položky. Téhož docílíme po označení položek stiskem tlačítka s ikonou požadovaného typu položky v levé části rámečku "Pravidla přiřazení položek". Následně dojde k přeznačení vybraných řádek tabulky na vybraný typ položek.

Výběr typu jedné aktuálně vybrané položky z tabulky můžeme provést i výběrem z comboboxu v prvním levém pevném sloupci tabulky. Text "BV" u položek znamená položku práce/materiálu/dodávky bez vazeb (samostatnou položku).

Číslo v pravé části levého sloupce tabulky je číslo řádky aktuálního listu XLS/XLSX poptávky.

Řádky, které jsou určeny k importu, jsou psány obyčejným černým písmem, kdežto ty, které se zatím neimportují, jsou zvýrazněny tučně červeně.

Tabulka_Okna_Importu_Poptavky

Pokud chceme po importu poptávky do rozpočtu mít v rozpočtu navázané nezávislé položky z poptávky, můžeme to provést označením položek, které chceme "provázat" a stiskem tlačítka "Navázat" v rámečku "Pravidla přiřazení položek". V levé části tabulby se u těchto označených položek zobrazí číslo, které je indexem, symbolizujícím provázanost těchto položek. Obdobným způsobem můžeme tuto vazbu zrušit u již dříve provázaných položek. To provedeme po jejich označení stiskem tlačítka "Zrušit vazbu". Tvorba a rušení vazeb je možná po označení položek i z kontextového menu na tabulce.

Po kontrole všech řádek tabulky provedeme spárování sloupců, které je důležité pro správný import i export jednotlivých informací u položek. Spárování sloupců lze provést i před určením typů položek - na pořadí nezáleží.

V hlavičce sloupců tabulky jsou názvy sloupců. Ty, které chceme používat, je nutné spárovat se skutečností. Program se pokusí o automatické spárování, ale nemusí se mu to podařit, proto je zapotřebí projít všechny použité sloupce a zkontrolovat jejich přiřazení. Sloupce, které program spároval mají text v hlavičce sloupce tučně černě. Sloupce, které spárovány nejsou, mají text v hlavičce sloupce tučně červeně.

Spárování sloupce provedeme výběrem z možností v comboboxu ve spodní části hlavičky sloupce. Nejprve opticky zanalyzujeme, co vybraný sloupec obsahuje za informaci, a to následně vybereme v comboboxu v hlavičce sloupce. Tam jsou na výběr tyto možnosti:

Skupina - název skupiny pro umístění položky v rozpočtu

Číslo - identifikační číslo položky

Název - popis položky

(Sloupec název můžeme použít vícekrát. V takovém případě bude výsledný název položky poskládán z jednotlivých vybraných názvů v pořadí, ve kterém byly tyto sloupce definovány.)

Název2 - alternativní (případně doplňující) popis položky

Jednotka - jednotka položky

DPH - výše daně z přidané hodnoty

Časová norma [Nmin]/j. - časová norma za jednotku v normominutách

Časová norma [Nmin] celkem - celková časová norma v normominutách

Časová norma [Nhod]/j. - časová norma za jednotku v normohodinách

Časová norma [Nhod] celkem - celková časová norma v normohodinách

Hmotnost [t]/j. - hmotnost za jednotku v tunách

Hmotnost [t] celkem - celková hmotnost v tunách

Množství - množství položky pro import i export

Množství - Import - množství položky pro import do rozpočtu

Množství - Export - množství položky pro export z rozpočtu

Cena/j. - celková jednotková cena

Cena/j. práce - jednotková cena za montáž

Cena/j. materiál - jednotková cena za materiál

Celkem - celková cena

Celkem práce - celková cena za montáž

Celkem materiál - celková cena za materiál

IGNOROVAT - se sloupcem se nebude pracovat

Pokud se potřebná volba v otevřené nabídce nenachází, je pravděpodobně omylem použita u jiného sloupce. Nejprve je nutné najít tento sloupec, u něj vybrat "IGNOROVAT" nebo jeho správný výběr z nabídky. Tím se požadovaná volba pro předchozí sloupec uvolní.

Po spárování všech potřebných sloupců (podle struktury listu) přejdeme na další záložku/list, kde postup zopakujeme. Jakmile jsou takto zpracovány všechny záložky/listy, které se budou importovat, můžeme spustit vlastní import stiskem stejnojmenného tlačítka v pravém dolním rohu okna. Pokud budeme do rozpočtu importovat více listů, můžeme jejich přípravu i vlastní import provést nezávisle pro každý list. I jednotlivé listy můžeme importovat do rozpočtu po částech. Kdykoliv můžeme otevřít okno poptávky a spustit import, který bude pokračovat v místě, kde jsme minule skončili.

Proces přípravy záložek/listů k importu lze přerušit a kdykoliv se k němu vrátit. Po opětovném otevření okna importu z poptávky se stačí vrátit na místo, kde chceme pokračovat. Veškerá předchozí nastavení zůstanou zachována.

Vlastní import položek z poptávky do rozpočtu se provádí podle nastavení zaškrtávacích předvoleb v horní části okna importu poptávky.

Při zaškrtnutí volby "Pokusit se spárovat s položkami ceníku" se import pokusí dohledat položky z poptávky v databázi ceníků OCEP na základě čísla položky. Pokud dojde k nalezení jedné shody položky, zobrazí se okno k jejímu potvrzení. Implicitně se takto budou potvrzovat všechny nalezené položky. Pokud zmáčkneme tlačítko "OK vše 1:1", nebude se již okno spárování položek při nalezení jedné položky zobrazovat a nalezená položka bude automaticky převzata do rozpočtu. Okno se následně zobrazí pouze při nalezení shody čísla u více položek pro výběr té, kterou použijeme do rozpočtu.

Zaškrtnutí volby "Převzít členění z ceníku" zajistí u položek, které dohledá v databázi OCEP, vytvoření stejného členění položek v rozpočtu, jako je v ceníku.

Zaškrtnutí "Rozpustit přirážky do položek" zajistí při dohledání položky převztí do rozpočtu i nastavení ceníku včetně přirážek. Bude automaticky nastaveno rozpuštění těchto přirážek do cen položek.

Pokud se dohledá položka, která je v poptávce myšlena jako DEMONTÁŽ, zpřístupní se podle nastavení ve "Vlastnostech" montážního ceníku, ve kterém byla položka dohledána, možnost přepnutí na DEMONTÁŽ zaškrtnutím stejnojmenného rámečku. Po jeho zaškrtnutí se objeví výběr přednastavených hodnot pro demontáž úplnou a demontáž do šrotu s možností jejich nastavení. Pokud je dohledaná položka definována jako práce s vazbami a navázané položky se u vybrané práce dohledají, bude pro případ demontáže toto navázání zrušeno.

Okno_Sparovani_Cenikovych_Polozek_S_Importovanymi_Demontaz

Pokud se hledá položka, která je označena jako práce včetně vazeb, mohou být v otevřeném okně spárování položek nabídnuty i navázané položky podle šablony v ceníku hlavního okna OCEP, pokud nalezená položka má nějaké vazby. V případě, že nalezená položka žádné vazby nemá a importovaná je určena jako práce včetně vazeb, bude v rozpočtu automaticky tato navázaná položka vyrobena s názvem převzatým z poptávky. Vyrobení této navázané položky může být přeskočeno stiskem tlačítka "Bez navázané".

Okno_Sparovani_Cenikovych_Polozek_S_Importovanymi

V horní části okna je v rámečku zobrazena Importovaná položka z XLS poptávky. Je zde i název listu a číslo řádku, odkud je položka importována. Pod ní je seznam nalezených položek se shodným číslem, ve kterém vybereme požadovanou položku. V případě zaškrtnuté volby "Převzít vazby z ceníků" se pod seznamem nalezených položek zobrazí tabulka s navázanými položkami. I zde můžeme vybírat navázané položky z přednastavené šablony. Výběr navázané položky provedeme zaškrtnutím rámečku v tabulce před položkou. Do rozpočtu se přenesou pouze zaškrtnuté navázané položky. Kritériem pro výběr navázané položky tak může být její popis, cena, dodavatel a pod. Je důležité si dát pozor i na datum aktualizace položky, které se v tabulce také zobrazuje.

Za názvem importované položky z poptávky je tlačítko se zobrazenou sponkou. Tlačítko je přístupné pouze v případě, že je importovanou položkou práce a ta je v poptávce provázána s jednou nebo více položkami materiálu nebo dodávek. Pokud v takovém případě myší najedeme na toto tlačítko, zobrazí se položky, se kterými je tato práce v poptávce provázána. Pokud je zobrazená sponka modrá, je navázána jedna položka. Pokud je zobrazena červená sponka, je na tuto práci v poptávce navázáno více položek. Podle toho budeme dále postupovat v importu.

Tlačítko "OK" potvrdí přenos do rozpočtu aktuálně vybrané položky v horní tabulce případně včetně zafajfkovaných navázaných položek.

Tlačítko "OK vše 1:1" potvrdí přenos do rozpočtu aktuálně vybrané položky v horní tabulce případně včetně zafajfkovaných navázaných položek s následným automatickým výběrem v případě dohledání pouze jedné shody čísla položky.

Tlačítko "Rozdělit navázané" se zpřístupní v okamžiku, kdy je k přenášené položce více navázaných položek. Je to signalizováno i červenou sponkou na tlačítku za názvem přenášené položky z poptávky v horní části okna spárování položek. Přesunutím myši na tlačítko se sponkou se pod ním zobrazí navázané položky.

Tlačítko "Bez navázané" přeneseme do rozpočtu aktuálně vybranou montážní položku a pokud je v poptávce práce i materiál na jednom řádku nepřevezme navázané položky. Pokud jsou v poptávce dvě nebo více spojených položek na více řádcích, zruší spojení těchto položek a pokusí se dohledat navázané materiály jako samostatné bez vazeb. Pokud je dohledá, vloží je do rozpočtu. Pokud je nedohledá, vloží do rozpočtu kopii položek z poptávky.

Tlačítko "Přeskočit" přeskočí zadání aktuální položky (do rozpočtu nebude žádná z aktuálně nabízených položek vložena). Do rozpočtu vloží kopii položek z poptávky pro jejich dohledání a nacenění.

Tlačítko "Přeskočit bez navázané" přeskočí zadání aktuální položky (do rozpočtu nebude žádná z aktuálně nabízených položek vložena). Do rozpočtu vloží kopii položek z poptávky pro jejich dohledání a nacenění. Pokud je v poptávce práce i materiál na jednom řádku nepřevezme navázané položky. Pokud jsou v poptávce dvě nebo více spojených položek na více řádcích, zruší spojení těchto položek a pokusí se dohledat navázané materiály jako samostatné bez vazeb. Pokud je dohledá, vloží je do rozpočtu. Pokud je nedohledá, vloží do rozpočtu kopii položek z poptávky.

Tlačítko "Přerušit" přeruší proces importu s možností se k pokračování v importu kdykoliv vrátit. Po opětovném spuštění volby "Import poptávky" v menu "Nástroje" v rozpočtu se bude pokračovat v importu podle vybrané možnosti v následujícím okně:

Okno_Import_Poptavky_Pokracovani

Pokračovat v importu - program bude pokračovat v importu od místa, kde dříve skončil…

Importovat od začátku - Odstraní v rozpočtu dříve importované položky a vrátí se do okna poptávky pro změny nastavení a celý nový import…

Importovat novou poptávku - Ke stávajícím položkám v rozpočtu se otevře import z nového souboru s poptávkou…

Pod tabulkou dohledaných položek a jejich navázaných v okně spárování je editační buňka "Poznámka". Tam je možné k aktuálně vybrané položce z tabulky zapsat uživatelský komentář (např. je zapotřebí doladit dodávaný materiál, nutná kontrola ceny a pod.), který se s položkou přenese do rozpočtu. V rozpočtu je informace o vyplněné poznámce položky signalizována písmenem P v tabulce u její ikony. Tlačítko se dvěma šipkami za touto editační buňkou doplní na konec textu v poznámce název položky z poptávky pro její správné následné dohledání.

Rozdělení více navázaných položek:

Okno_Sparovani_Cenikovych_Polozek_S_Importovanymi_2

Tlačítko "Rozdělit navázané" se zpřístupní v okamžiku, kdy je k přenášené položce více navázaných. Je to signalizováno i červenou sponkou na tlačítku za názvem přenášené položky z poptávky v horní části okna spárování položek. Přesunutím myši na tlačítko se sponkou se pod ním zobrazí navázané položky:

Seznam_navazanych

Stiskem tlačítka "Rozdělit navázané" se otevírá okno pro spárování importovaných vazeb s vazbami u vybrané položky:

Okno_Sparovani_Importovanych_vazeb

V horní části okna je tabulka s navázanými položkami z poptávky a ve spodní části okna tabulka s vybranými vazbami od spárované dohledané položky. V předchozím okně je zapotřebí zaškrtnout všechny navázané položky, které budeme v rámci spárování vazeb používat.

Toto okno se zobrazí tolikrát, kolik je položek v horní tabulce (navázaných materiálů k práci v poptávce). Začíná se spárováním první položky horní tabulky. U položky je před číslem její zaškrtnutí. S ostatními položkami z této tabulky se zatím nepracuje, proto mají místo zaškrtnutí před položkou křížek. Pro tuto vybranou (zaškrtnutou) položku určíme ve spodní tabulce žádnou, jednu nebo více položek jejich zaškrtnutím před položkou.

Tlačítko "Přidat položku pro nahrazení" umožní do aktuálních vazeb přidat další materiálovou položku z ceníků hlavního okna.

Zaškrtávací rámeček "Převzít množství z vazby v rozpočtu" aplikuje množství z vybrané položky v hormí části okna na vybranou spárovanou položku z navázaných ve spodní části okna.

Stiskem tlačítka "OK" potvrzujeme zadání a postupujeme ke spárování další navázané položky z poptávky. Tlačítkem "Zpět" se vracíme zpátky do okna spárování importovaných položek s ceníkovými, kde můžeme upravit výběr navázaných položek. Tlačítko "Přeskočit" neprovede provázání položek z poptávky s nabízenými položkami, ale do rozpočtu přenese položku z poptávky pro její další nacenění.

Pokud nezaškrtneme žádnou položku ve vazbách pro import, nepřevezme se do rozpočtu žádná z těchto položek. Do rozpočtu bude vložena položka z poptávky.

Při zaškrtnutí jedné položky bude tato položka nahrazena za navázanou položku z poptávky.

Pokud zaškrtneme více položek ve vazbách pro import, bude do rozpočtu založena položka složená z těchto zaškrtnutých. To, že se jedná o složenou položku je signalizováno v rozpočtu ve druhém názvu v Detailu položky.

Množství u položek ve vazbách pro import je přebíráno poměrem množství mezi položkami v ceníku. V případě poptávky může být systém vyzeb mezi položkami odlišný a tím i chybně interpretováno množství u položek ve vazbách pro import. Proto je nutné toto množství zkontrolovat podle položek z poptávky v horní tabulce s možností editace množství vazeb pro import v pravém dolním rohu okna.

Po potvrzení spárování vazeb tlačítkem "OK" se toto okno opětovně zobrazí pro další položku z horní tabulky:

Okno_Sparovani_Importovanych_vazeb_2

Dříve spárovaná položka z horní tabulky je již nahrazena vybranou položkou z vazeb pro import (zaškrtávací rámeček je prázdný), takže se aktuálně provádí spárování další (zaškrtnuté) položky. Postup spárování je shodný jako u předchozího okna.

Po importu položek do rozpočtu provedeme standardním způsobem jejich nacenění. Lze k tomu využít i funkci převzetí ceny z ceníku hlavního okna. To umožní nejen převzít cenu k položce, která nebyla dohledána v ceníku, ale i doplnění čísla a názvu do Názvu 2 položky. Následně je možné takovou položku uložit do ceníku v hlavním okně pro její další použití a tudíž i dohledání v poptávkách. Toto uložení provede funkce "Aktualizace neníku" z kontextového menu na vybraných položkách.

Další možností je nahrazení položky jinou z ceníku a to i včetně navázaných položek, případně definování pevné ceny u položek v rozpočtu. V případě nahrazení položek je nutné dát pozor na navázané položky.

Pokud jsou do rozpočtu převzaty navázané položky z poptávky, při dohledání prací a jejich výměně včetně navázaných položek je zapotřebí kontrolovat, zda dohledaná montážní položka má také navázaný materiál. Pokud ano, bude při zaškrtnutí volby "Nahradit včetně navázaných položek" také v rozpočtu automaticky nahrazen.

V rozpočtu se po importu naplní číselník listů poptávek, ve kterém jsou definovány soubory a listy, ze kterých bylo do rozpočtu importováno a do kterých bude obsah rozpočtu exportován.

V rozpočtu s poptávkou z XLS souboru je u položek záložka "Poptávka". Ta může mít několik stavů, které jsou sigmalizovány jejím vzhledem. Pokud je na záložce barevná ikona, tato položka se exportuje do souboru s poptávkou podle níže uvedených parametrů (soubor, list a číslo řádku).

Zalozka_Poptavka_1

Pokud je ikona poptávky černobílá a text "Poptávka" tučně černě, nejsou informace o exportu položky vyplněny, protože se exportují společně na řádek s navázanéu položkou.

Zalozka_Poptavka_2

Pokud je ikona poptávky černobílá a text "Poptávka" tučně červeně, nejsou informace o exportu položky vyplněny, protože se tato položka neexportuje. Pokud ji chceme exportovat, vyplníme níže uvedené parametry kam exportovat (soubor, list a číslo řádku).

Zalozka_Poptavka_3

Pokud chceme do cílového XLS souboru doplnit celou položku, která tam není, je možné ji vytvořit již v rozpočtu OCEP a definovat jí, kam má být následně vyexportována. To se provede přímo na této položce v okně rozpočtu na záložce "Poptávka".

Zalozka_Poptavka_V_Rozpoctu

Po importu položek poptávky do rozpočtu jsou tyto údaje již automaticky vyplněny na základě spárování položek a sloupců XLS souboru. Editace těchto údajů je implicitně zablokována, aby si uživatel "nerozházel" správné informace k exportu položky. Pokud položka nebyla importována z XLS souboru a údaje ještě nejsou vyplněny, lze tyto údaje rovnou editovat, jinak se musí editace zpřístupnit stiskem talčítka "Editace napojení".

V levé horní části záložky je combobox Soubor, ve kterém je název XLS souboru s poptávkou. Stiskem tlačítka se dvěma šipkami za comboboxem se otevře číselník listů XLS poptávek, ze kterého můžeme vybrat určení souboru a listu s XLS poptávkou.. Pokud po rozbalení comboboxu není požadovaný XLS soubor dostupný, provedeme jeho načtení v číselníku listů poptávek výběrem po stisku tlačítka "Načíst soubor".

Naimportované položky z poptávky můžeme třídit standardním způsobem podle čísla položky nebo podle názvu. Při vypnutém třídění položek je jejich pořadí v rozpočtu podle pořadí v XLS poptávce.

V comboboxu "List" zadáme název listu, kam se bude položka exportovat a do pole "Řádek" číslo řádky tohoto listu. Po spuštění exportu program provádí kontrolu, aby nedošlo k duplicitě exportu infirmací od jednotlivých položek (vzhledem k možnosti ručního nastavení exportu se kontroluje, zda nedochází k duplicitě exportu více položek na stejný řádek stejného listu).

Po importu položek z poptávky do rozpočtu provedeme jejich nacenění. S dohledanou montážní položkou se do rozpočtu přenesou vlastnosti jejího ceníku z hlavního okna OCEP včetně případných přirážek. Pokud se položky nedohledají, založí se v rozpočtu ceník s vlastnostmi definovanými v okně Možnosti pro ručně zakládané montážní ceníky. U nedohledaných montážních položek, které byly naimportovány do rozpočtu z poptávky provedeme jejich nacenění podle nastavení ve vlastnostech ceníku. To je implicitně podle hodinové sazby, takže zadáním montážního času za jednotku v Detailu položky, nebo stanovením pevné prodejní ceny. Po korektním zadání informace, která vede ke stanovení ceny za montáž, zmizí tučné červené zvýraznění položky v tabulce, které signalizuje nevyplněnou cenu.

U materiálových položek můžeme provést jejich nacenění obdobným způsobem. V Detailu položky můžeme vyplnit její pevnou prodejní cenu. To stačí pro nacenění poptávky, ale není to kompletní informace k výpočtu nákladové ceny rozpočtu. Tím je ještě nákupní cena. Pokud se nechceme zabývat nákupní cenou a položka v tabulce je stále zvýrazněna tučně červeně, je to způsobeno nastavením v "Možnostech" hlavního okna na záložce "Obecné" zaškrtnutím volby "Signalizovat v tabulce nulovou a vyšší nákupní cenu než je cena prodejní". Zrušením tohoto zaškrtnutí přestane být položka v tabulce zvýrazněna. Materiálové položky můžeme jednoduše dohledat ve funkci Nahradit z importovaných ceníků v hlavním okně OCEP. Filtrováním položek podle zadaných kritérií (ve vyhledávací okně - Vybrat vše) zúžíme výběr až najdeme požadovanou položku, kterou nahradíme tu z rozpočtu.

Pokud budeme u materiálových položek zadávat pevnou cenu, musíme si být vědomi toho, že přirážky, i když jsou v rozpočtu uvedeny a mají se počítat, neovlivňují položky s pevnou cenou - "jsou v nich již zahrnuty". Totéž platí pro montážní položky, pokud mají přirážky rozpuštěné do položek a mají definované pevné ceny.

Jakmile bude rozpočet "vyladěný" podle našich představ, provedeme jeho export do zdrojového XLS/XLSX souboru. To se provede z menu "Nástroje" volbou "Export poptávky" v okně tohoto rozpočtu.

Okno_Export_Poptavky

Zobrazí se okno, kde jsou přednastavené údaje o tom, kam se má provádět export. Pokud se požadovaný soubor v tomto umístění najde, je to potvrzeno zelenou fajfkou. Pokud cílový soubor v daném umístění (místě, odkud se z poptávky importovalo do rozpočtu) není, je to signalizováno červeným křížkem. V takovém případě můžeme stiskem tlačítka "Vybrat" najít cílový soubor a následně tlačítkem "OK" zahájit proces exportu. Po úspěšně provedeném exportu se otevře cílový soubor pro kontrolu vyexportovaných dat.

Názorné videoukázky zpracování různých XLS poptávek.

Položky v poptávce nedohledané v ceníku, naceněné převzetím ceny z jiné položky a uložení do ceníku pro následné budoucí automatické dohledání:

 

Položky v poptávce agregované na jedné řádce v jednom sloupci montáž a v jiném materiál:

 

Navázané materiály následující na dalších řádkách za montážní položkou:

 

Zvlášť skupina montáží a skupina materiálů: